管理者如何有效的布置工作 |
| 2018/10/9 |
| 管理者都需要借助他人的力量来开展工作，那么，管理者对下属的工作布置就俨然成为了“巧借外力”的第一步。没有管理者的工作布置，下属就不容易清楚上司需要他干什么？想让他怎么干？干成什么样？何时完工？等等细节性问题。因此管理者如何有效的布置工作才能提高下属的工作效率，最大化的激发部门的人力资源效能呢？馨贤以为，管理者有效的布置工作必须要搞定三个问题： 第一问题：分清楚，把什么分清楚呢？我们这里所说的分清楚主要是指管理者在未向下属布置工作之前要先将待办工作分析清楚。具体我们可以从10个问题入手进行待办工作的分析： 要完成什么工作？ 为什么要完成这项工作？ 什么时候完成这项工作？ 在哪里完成这项工作？ 完成这项需要那么些条件？ 如何完成这项工作？ 完成这项工作需要具备什么条件的员工？ 谁是较为合适的人？ 完成这项工作人员之间分别是扮演什么角色？他们之间是什么关系？ 完成这项工作人员分别需要承担什么样的责任？
第一步，介绍任务。管理者要介绍任务的背景，整体任务的大概情况，以及要布置的任务是什么情况？要着重说明为什么要做这项任务？完成这项工作意义价值是什么？同时我们还要强调下属是最佳人选，完成工作对下属本人会有什么好处？从而激发下属对待办工作的兴趣。 第二步，明确要求。管理者要强调待办工作的目标、结果、期限、工作成果的评价标准是什么等问题。 第三步，共商措施。管理者要主动与下属共同协商待办工作的具体计划，当然倘若下属自行制定待办工作的具体计划更好。同时，对于生手管理者也要给予重点辅导。为了能够制定出切实可行的工作计划，管理者需要强调待办工作的重点和可能的难点，引导大家共同探讨需要的资源、权限、支持等。 第四步，信任支持。管理者要向下属表达出对其的信任与支持，鼓励下属独立思考。 第五步，汇报约定。下属是待办工作的执行者，管理者则是待办工作的控制者。为了不给下属的工作带来负担与影响，需要管理者有计划、有技巧的监督待办工作进展情况。那么下属对待办工作进展的情况汇报不失是一个好的方式。因此管理者要与下属约定汇报的节奏、方式、内容等细节。 第六步，备案公布。对于双方就待办工作进行的沟通结果要进行备案，形成工作沟通备忘录，为了下属以后工作的开展做好提前量，对外公布对该下属的工作授权。
虽然我们希望下属都是有责任心、有担当的人，但现实毕竟是现实。日常的管理工作中我们总是会遇到一些下属在管理者布置工作时，出现了下列不好的情况：畏难，认为指标太高，条件太差，无法完成任务;埋怨，认为计划不公，让自己啃硬骨头了;诉苦，找领导者来“叹苦经”。当管理者遇到上述情况的时候，首先要从心情上理解，人的本性就是趋利避害的，下属有这些反映属于人之常情;脑子里明白，干工作没有一点付出、不做一点儿牺牲是干不好工作的。无论下属的反映是什么，管理都要坚持原则;行动上不许，接受委派的时候下属抱怨两句，牢骚两句无可厚非，但是倘若下属将情绪带到工作上，带给其他人，那么就是管理者不能接受的。因而，无论下属反馈如何管理者都要激励下属做出承诺。具体上来说，要让下属对待办工作本身进行承诺，要让下属对待办工作的完成时间进行承诺，还要对下属的工作结果奖惩进行承诺。
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